現場が支持する「営業支援」とは？業務を改善し成果を出しながら、働き方改革も促進する

営業担当者が抱える様々な業務の効率化を行い、生産性の向上を図ること、それが営業支援という言葉が指すモノになります。どのような目的で、どのような成果で、何を期待するかについて、明確にして営業支援を行っていく必要があります。

現場から歓迎される営業支援を行うためには、営業の業務プロセスを分解・可視化し、出てきたそれぞれ課題に対して的確に解決していくことが重要です。その結果として、営業が活動に専念して取り組める時間が増え、売上の拡大と収益性の向上につながるものでなくてはなりません。

最終的に売上の向上につなげるためには、現在の営業部門の問題点・課題点、要望を具体的に吸い上げ、営業支援のタスクとして取り入れていくことが重要です。漠然とした課題のまま、営業支援を行うことだけは避けたいものです。おのずから、失敗してしまう可能性が高くなります。

次の章からは、営業支援を行うにあたっての、考え方や注意点について解説していきます。

管理強化を目的とする、上から押し付けが強すぎるとうまく定着できない。機能しなくなる

営業担当者の売上管理や行動の把握など、management層の意向ばかりを反映したような、管理強化だけを重視した営業支援は、現場で定着しないばかりか、実務層からの反発を招き、うまくいきません。

たとえば、上層部やシステム担当者のみで導入やフローなどを判断して、営業支援ツールを導入し、情報入力を強制するような状況になってしまうケースがあります。現場での情報入力がされていれば、まるで管理ができているように見えるため、営業支援が上手に運用されているように思われがちです。

しかし、その入力を実際に行う現場の営業担当者は、情報入力を強制されるため、その入力作業により業務量が増え、営業本来の実務に割ける時間を結果として減らすことになるため、以前と比べ生産性が低下してしまうことになるケースも出てくるのです。これは、「業務の効率化や売上の向上」を目的としてとらえることを忘れ、「情報の入力をする」ことが目的にすり替わることから生じる悪い例です。

現場の業務実態を把握せずに、上層部やシステム担当者だけで、営業支援を導入したことに原因があります。管理強化だけのために実務層に押し付けるのではなく、営業部門との具体的な課題・要望を共有して共通した関係者全体で納得感のある目的認識を持つことが大切です。

営業実務担当者の負担・負荷が減り、商談や提案に集中できる体制づくりを目指す

営業支援は、営業担当者の負担・負荷を減らし、商談や提案など売り上げの向上に集中できる体制を目指すものでなくてはなりません。

本来の営業活動以外で、営業担当者の負担・負荷となる主な業務は、営業日報作成などの事務処理、会議やミーティング、資料などの情報共有などです。また、移動時間が長いと、それだけで取引先との商談時間は減ってしまい、営業担当者の負担・負荷になります。

現在では、ITの進化を中心として効率化が進んでいて、営業支援ツールがスマホなどへ、マルチデバイス対応していることから、外出先でも移動時間を利用して、簡単に営業日報の作成や情報共有をすることが可能です。また、会議やミーティングについても必ずしも社内で行う必要はなくなりました。

営業担当者の商談や提案に集中できる体制づくりは、営業支援ツールを導入することで、実現できることも可能性も高くなってきています。

営業支援を成功させるためには、実際の営業現場から歓迎される内容でなければなりません。そのために営業部門の問題点や課題点、要望などの情報を具体的に吸い上げ、営業支援に取り入れていくことが重要になります。

とはいえ、その課題にどのような内容の営業支援が適格なのか、また、何を選択しどのように進めていくかについては、関係する部門と連携して共通の認識下で選択をしていくことが重要になります。

次の章では、実際の営業支援を行うにあたり、どのようなステップを踏んでいけば目的を達成できるのかするのか具体的に解説していきます。

営業活動の業務プロセスを可視化して、課題のあるポイントを抽出する

業務プロセスを可視化して、課題のあるポイントを明確にすることが1つめのステップとなります。

まず、業務プロセスを要素ごとに分解して可視化します。実はここが1番重要なポイントです。一度にすべてを行おうとせず、考えられる様々な業務プロセスを多面的に抽出することが大事です。

業務プロセスには、大きく分けて「商談に関わること」「事務処理」「その他」に体分することができます。また、それぞれをさらに細かく分解することができます。

たとえば、一般的な商談に関わるプロセスは、リスト→アポ取り→初回訪問→提案、商談→クロージング→受注といった流れになります。

そして、可視化された業務プロセスのなかで、課題のあるポイントを探していきます。たとえば、「アポを取るリストがない」「既存顧客の対応で忙しく、新規のアポ取得ができない」「提案したいが、資料を一から作成しなければならず、時間がかかる」というように、多くの課題が明確に見えてくるでしょう。

課題に対して「無くす」「減らす」「変える」の順で対応を検討する

続いて、明確になった課題を、「無くす」「減らす」「変える」の順に、対応を検討していきます。

「無くす」は、もっとも簡単で効果が高いですが、無くすことによる“弊害”が出る可能性も考えながら検討します。しかし、今までの習慣により惰性で行っていた業務である場合も多いので、思い切って無くせるものは無くしましょう。

「減らす」は、業務量を減らすことです。たとえば、営業日報の内容であれば、「本当に必要な項目なのか」を検討しながら不要な部分は思い切って減らしていきます。

「変える」は、「無くす」や「減らす」ができない業務の課題の場合、「変える」ことが効果的です。たとえば、その課題に対して、やり方を変える、やる人を変えるがあります。

＜業務プロセスを可視化し課題を見つける＞　＜「無くす」「減らす」「変える」の順で対応を検討する＞の2つのステップを実践することにより、営業支援の成功が可能です。ただし1つ1つのステップは非常に時間がかかり、営業プロセス全体の影響も考える必要があるため、大変な作業でもあります。

営業支援の成功は、営業現場から歓迎される内容であることが大切です。そのために営業プロセスを可視化し、課題を明確にするステップが必要になります。課題を見つけたら、「無くす」「減らす」「変える」の順で対応を検討すると、より営業担当者の業務の効率化につながる営業支援が可能です。生産性や売上の向上につながる営業支援を目指しましょう。