営業の生産性を上げるための情報共有を実践するには

そもそも情報共有とは何か

情報共有とは、単に情報を集めて共有するだけでなく、それをビジネスに「活用」するまでを指しており、「蓄積」「共有」「活用」のこの3つが、情報共有という言葉の意味になります。
ビジネスにおいては、この3つのポイントを押さえた施策をすることが重要です。情報を集めて共有するだけでは不十分で、成果が出るように「活用」しなければ意味がありません。そして、この情報共有の意味するところを社内の人々が理解していなければ、会社にとって、より有益な情報共有にならないことは確かです。そのため、情報共有の真の意味を、まずは社員に理解してもらうことが大切になります。

営業活動における情報共有

情報共有のキーワードとなる「蓄積」「共有」「活用」を、営業部門の取り組みに置き換えてみましょう。

蓄積：営業メンバーが営業活動で集めた情報の蓄積
共有：営業活動で得た各メンバーの有益な情報（ノウハウ・ナレッジ）の社内共有
活用：社内で共有したノウハウ・ナレッジを、成果（売り上げ）を出すために活用する

営業部門の取り組みに置き換えてみると、このような形になります。ノウハウ・ナレッジの活用まで行って初めて、情報共有が有益に働きます。つまり、情報共有とは業務の効率化と生産性を高めるための手段であり、それなしに有益な成果は出ないということです。
この情報共有が社内でスムーズに、的確に行われるようになると、個人・チームでの生産性が向上し、結果として会社全体の生産性の向上につながります。

情報共有がうまくいかない原因

情報共有がスムーズに進めば、営業部門における生産性が向上し、生産性の向上は同時に売り上げの向上に結び付きます。情報共有こそ、売り上げアップのための重要なポイントであると認識している企業ほど、CRMやSFAを積極的に導入しています。
しかし、なかには「社内における情報共有がなかなかうまくいかない」と悩んでいる企業も多いようです。果たしてその原因はどのようなところにあるのでしょうか？

理由1：情報共有する場所が営業によって異なる

各営業部門のメンバーがバラバラに情報共有をし、共有する場が一貫していない場合、あきらかに情報の共有は不十分になります。日報を義務化していても、メンバー間のメールのやり取りで完結してしまっている業務に関する情報や、個人でエクセルにまとめている情報は、営業部門全体に活かされてることはありません。情報共有の手段を個人に任せたりせず、情報共有の「場」をしっかりと決め、その場で共有することがモチベーションに繋がるような仕組み作りができるとよいでしょう。

理由2：日々の業務の中で負担になっている

日々の業務に時間を取られすぎている、あるいは負担が大きくなりすぎると、「後回しでいいや」とか「大した情報じゃないし」という意識から、有益な情報が個人に留まったままで、社内でうまく共有されないということがあります。このような滞りが起こらないよう、業務のあり方や社員の時間の使い方を再考するとよいでしょう。また、情報共有が短時間で簡単にできる工夫を経営者・管理者で推進することも重要です。例えば日報や報告書のテンプレートを簡易化したり、営業の合間に楽に済ませることができるよう、紙ベースの報告からクラウドサービスなどを使った報告体系を検討したりするのがよく見られる方法です。

理由3： 情報共有が生産性向上に繋がると理解していない

そもそも、情報共有の重要性について社員が理解していないということも考えられます。「自分だけ知っていればいいや」「この情報は他人に教えたくない」といった意識が社員の中にあると、情報共有はうまくいきません。このような意識は、生産性向上を妨げるだけでなく、営業機会の損失にも繋がる恐れがあります。情報共有がされず営業先がバッティングしてしまい、取引先の機嫌を損ねてしまう・・といったアクシデントが起こったことはないでしょうか。社員が「情報共有は会社の生産性向上と売り上げアップに直結する」ということを理解し、それをしっかり実践できる環境作りが大切です。

営業部門の社員が自分の持っている情報を簡単に入力・共有でき、同時にその情報が一箇所に集まることが、情報共有の理想的な形といえます。情報の流れを不透明なままにしておくのではなく、しっかりと可視化されていれば、経営者や管理者は営業戦略を立てやすくなるでしょう。また、社内における情報の流れの可視化は、社内メンバーのノウハウ・ナレッジの共有や、生産性を向上させるPDCAの効率化にもつながります。