営業戦略に役立つ！今日からはじめる日報活用法

営業日報はただ毎日の報告をするだけで、時間ばかりかかり無駄な作業だと感じていませんか？　本来、営業日報とは営業行動の管理、改善、問題点の発見、成功・失敗要因の分析などに使える貴重なツールです。そして、こうしたことを通じて営業戦略を立てていくことが重要です。今回は、営業戦略に役立つ日報とはどのようなものかを紹介します。

日報とは

営業日報には、営業パーソンの行動管理と、商談内容を把握し営業計画を立てるという2つの目的があります。営業パーソンが一日の活動や商談内容を振り返り、次の活動の改善を行うことで収益に結びつけるためのものです。

営業活動の報告スタイルには、日報のほか週報、月報などがありますが、その中で日報は最も「生きた情報」を記録しやすく、営業パーソンの行動を管理する際にも営業の計画を立てる際にも重要なデータとなります。

日報は意味がない？運用体制が重要

そうした重要な意味があるにもかかわらず、営業パーソンのなかには「日報は意味がない」「書きたくない」と思っている人も少なくないでしょう。その主な理由としては、次のようなものがあります。

書くことへの苦手意識
時間がない
フィードバックがない
管理されていると感じる
貴重な情報源だと知らない

日報の記録を続けてもらうためには、こうした問題を解決できる運用体制が必要でしょう。

「書くことが苦手」と感じている営業パーソンが多い場合は、テンプレートを使うとよいでしょう。文章を書く負担を軽減でき、同時に「時間がない」という問題への対応策にもなります。定型的な項目については、〇×や未・済などの選択肢を用意し、簡単に答えられるようにすると使いやすくなります。

また、そうした項目があらかじめ用意されているデータベースソフトなどを活用するのもよいでしょう。そして、こうした項目は定期的に見直すことも大切です。時代の移り変わりや営業戦略の変更などによって不必要なものも出てくるからです。常に、無駄な労力は割かなくて済むようにしておきましょう。

しかし、どんなに簡単に書けるようになっても、フィードバックが得られなければ、日報を書くためのモチベーションが得られません。フィードバックは必ず行うようにしましょう。上司も「その時間がない」と悩んでいるならば、簡単なコメントだけでも入れられるデータベースソフトを利用したり、個別面談の際に毎回日報のことに触れたりなど、対応可能な方法を見つけましょう。

とはいえ、日報をもとに過度な干渉を行うのは禁物です。「管理されている」と感じて日報を書きたがらない営業パーソンが出てきてしまう恐れがあるからです。日報の情報をもとに適度なアドバイスを適切なタイミングで与えることで、営業パーソン自身が日報をつけるメリットを感じ取れるようにしましょう。

さらに、日報を書くことの重要さを知ってもらうためには、日報の記録を使って成功・失敗要因の分析をしたり、営業戦略を立てたりできることを具体的に示し、なぜ大切なのかということを周知させる必要があります。

日報の活用法

では、記録された日報は具体的にどのように活用していくとよいのでしょうか。例えば次のように使うことで、営業活動の効率化、改善、共有に役立てることができるでしょう。

行動管理：営業活動の記録により自身の行動を振り返る。上司からのフィードバックにより課題点を発見し、改善する。
営業過程の管理：顧客情報、商談の内容や進捗状況が把握でき、適切な営業活動に役立てる。
営業計画：成功例、課題分析を行うことで、行うべき営業活動を計画する。

「行動管理」というのは重要な活用法です。
なかには、記録など残さなくても、頭の中にすべて入れられる……と考える営業パーソンもいるかもしれません。しかし、記録を残しておけば、後から自分の行動をより客観的に見て反省したり改善策を練ったりすることができます。少し時間をおいて自分の行動を見直すことで、冷静に分析することができるからです。また、記録を残しておくと、後から新製品のプロモーションを行うときなどに役立ちます。改めて過去の日報を見直すことで、以前は着目しなかった点に気づいたり、違った角度から顧客データをチェックできたりといった利点が得られるのです。

「営業過程の管理」も大切なポイントです。
一般的にビジネスを進めていく際には、「結論が大事」「結果を重視」といったことが言われますが、営業日報においては「営業の結果」だけでなく「プロセス」を記録することが重要です。何回の商談で成約に至ったかをきちんと記録しておくと、顧客の意思決定のサイクルも見えてきます。また、何が成約の決め手となったかなども記しておけば、営業担当者が変更になるときにも引き継ぎがスムーズに行くでしょう。とはいえ、日報は時間をかけすぎないことも大切。

日報を書くことに力を入れすぎると、どんどん完璧主義になっていって、自分の思った通りに書けるまでとことん時間をかけてしまうということもあり得ます。それにより残業が増えると体を壊すことにもなりかねません。先ほど述べたとおり、書く項目を絞り、簡単に記録できる方法を選ぶことが大切です。

そして、こうした日報の記録は「営業計画」にうまく役立て、業績アップにつなげたいものです。営業支援ツール（SFA）などを利用すれば、今後の計画をより効率的に立てることができ、営業成績を上げやすくなるでしょう。

効果的な日報の書き方

それでは実際に日報を書く場合には、具体的にどんな内容を記録するとよいのでしょうか。営業日報は、商談内容や過程、進捗、顧客情報を知るのに最適な資料となります。以下のように、以前に記録した商談内容が現在どうなっているか、これからどうしていくか、といった営業活動の前後も記入すると効果的です。

過去からの事項
売掛金の回収、要望、出荷、納品、クレームなど
新しい事項
受注内容、要望など
予想される事項
売上予測、見込み、目標、進捗、新規獲得状況など
日々の営業活動を可視化するための項目
−定量的な情報。例えばその日の目的（提案、クロージングなど）を記録しておくと、改善ポイントやチーム内の営業生産性の把握がしやすくなる。
−顧客訪問の滞在時間。訪問目的によって必要となる時間の傾向を把握でき、訪問計画を立てる際に、より効率的な計画を立てられる。

これらの「生きた情報」は記憶があるうちに、その場で書き込むことが大切です。忙しくて日報が後回しになりがちなら、営業支援ツール（SFA）や顧客管理データシステム（CRMシステム）を使うと、より簡単に効果的に情報を入力できるでしょう。