移動の無駄な時間を削減して営業効率化を実現する方法

移動時間を効率化するためにまず重要なことは「営業社員一人ひとりの意識改革」です。

現場で活躍する営業社員は業務に忙殺され、移動時間だけではなく電話対応、資料作成、事務作業など一つひとつの業務の“効率”に対して意識が低くなりがち。また、外回りを伴う営業社員の場合、外出時の行動は個人の裁量に依存するようになるため、管理者が隅々まで目を届かせることはできません。

したがって、まずは一人ひとりの営業社員に、移動時間をはじめとした各業務の効率を意識させることが必要です。業務の効率化を意識させるには、どの作業にどれだけ時間を費やしたかということを把握することが大事です。

多くの営業パーソンは1日の業務の中で、顧客訪問のための「計画」や「移動」、「報告」といった作業が業務効率を下げていることを認識していません。こういった付帯業務を軽減することで、営業活動そのものに時間を使うことができるようになります。

次に、顧客リストで移動ルートや顧客のエリアを管理し、効率化を図る方法です。
移動時間を減らすためには、そもそも移動時間の少ない訪問活動を行う必要があります。
「移動ルート」や「顧客のエリア（住所）」を考慮した顧客リストをあらかじめ作成することによって、顧客訪問の際に近隣の顧客もついでに訪問したり、アポイントをとる際に近隣の顧客をまとめて設定したりといった工夫ができるようになります。

また、移動ルートや住所だけではなく訪問の頻度、顧客のサービス利用頻度、取引額、シェア率など、自社の営業スタイルや戦略に合わせて必要な項目を可視化することで、移動時間の短縮だけではなく、営業効率の改善につながるような効率のよいリストを作成することも重要です。

顧客リストの作成はExcelでも可能ですが、多くの手間がかかります。顧客の数が多い場合だけではなく、そもそも顧客情報が正しく整理できていないと、まずは「どんな顧客リストが必要なのか」という設計から構築しなければなりません。また。そのほかにも顧客情報のセグメントを定義し、リストを精査する作業も発生します。有益な顧客リストの作成は、社員個人単位ではなく、組織全体で進めていくべきだといえるでしょう。

しかし、そんな時間やリソースが捻出できない、そもそもどのようにセグメントを定義すればよいのかわからない場合は、蓄積された顧客情報から自動で簡単に顧客リストが作成できる「UPWARD」の利用をおすすめします。

「UPWARD」はCRM上のさまざまな顧客情報をもとに、効率的な訪問計画を簡単に設計できるクラウドベースの営業支援ツールです。移動ルートや顧客エリアだけではなく、取引状況や顧客ランクなどで自由にソートをかけ、マップ上に情報を表示してくれるため、営業活動の効率化に有効なツールといえます。

顧客リストの作成は手作業で行う方法もありますが、このような営業支援ツールを組織全体で活用することも検討してみてはいかがでしょうか。

最後は営業個人のコミュニケーションのとり方で実現する移動時間の削減方法です。
業務量が多い職場や、経験年数の少ない社員が多い職場では、顧客の事情を考慮した日々のスケジュール作成ができておらず、「今からお伺いします」「すぐに見積もりをお送りします」など、顧客から連絡があったタイミングで場当たり的に対応することも少なくありません。

このようなコミュニケーションのとり方で営業活動を行うと、業務量の割に成果が上がらないという非効率な状況に陥ってしまいます。

場当たり的なコミュニケーションを減らし、効率的な営業活動を行っていくためには、緊急性や重要性を常に意識し、一つひとつの要望に対して「なぜ、今日なのか？」「別日程で調整することは難しいのか？」など、こちら側が主導権を握るようなコミュニケーションをとることが有効です。優先度によってはメールや電話での対応もとり入れ、本当に必要な訪問に絞るのもよいでしょう。

また、自分の担当顧客を適切に把握し、顧客から連絡をもらう前にこちらから状況を伺い、アポイントを設定することができるようになれば、イレギュラーな顧客対応が減り、営業活動自体を効率的に進めることが可能になります。

今回は無駄な移動時間を削減し、営業活動の効率化を実現するための方法として「意識改革」「移動効率を意識した顧客訪問計画の立案」「コミュニケーションのとり方の改善」の3つを紹介しました。

効率的な営業活動を実現するためには、意識や個人のスキルアップだけではなく、これらをバランスよくとり入れ、組織の根本から改善していくことが必要です。

また、無駄な移動時間を削減していくことは一朝一夕でできることではありませんが、長期的に成果を上げる組織づくりや根本的に営業の質を向上するためには、少しでも早く着手することをおすすめします。
今回の情報を参考に、生産性が高く質の高い組織を目指してみてはいかがでしょうか。

参考サイト
営業マニュアルの作成手順｜仕組みの構築