売れる営業が実践している戦略的なスケジュール管理。５つのポイント！

スケジュール管理が“下手な人”の「手帳やスケジューラー」を覗いてみると、意外な共通点が見えてきます。それは、商談や会議の時間と、依頼されている仕事の締め切りしか登録・記録されていないという点です。

つまり、本来であれば営業の活動を「フロー」で分解してみるとわかるのですが、「商談や会議」には、その前に必ず準備をする時間が必要となりますし、そのほかの仕事を進めるときでも、その業務内容に応じた「作業時間」の確保が必要なはずです。

これらの時間を、“意識的に確保”していないとすれば、当然、自分の担当する仕事が予定通りに終わらず、スケジュール通りに業務が進捗しません。
結果、スケジュールの管理に失敗するということになります。

売れる営業はなぜスケジュール管理を徹底しているのか。実は経験や行動の原則論など様々な視点から、“理に適う”と判断をしているからにほかなりません。
もちろん、アポイントの予定を忘れてしまったり、納期に遅れてしまったりといった事故を防ぐ理由もあります。しかし、それ以外にも重要な要素が存在します。

それは、受動的に仕事に追われるのではなく、主体的に仕事をコントロールしている感覚を得るためです。
あらゆる業務を、スケジューラー上に記入しているということは、自分が一日のうちどの時間に何をするのか、自分自身で決定・決断しているということになります。

心理学では、物事に対しての“モチベーション”を保つためには、「自己決定感が重要だ」とされています。
スケジューリングを通じて、自分の行動を主体的に決定していければ、自己決定感を得ながら高いモチベーションを保って仕事に取り組めるようになります。

このほかにも、

作業時間もスケジュール化する

商談や会議の時間などだけでなく、移動に係る時間や作業・対応時間もスケジュール化してしまいしましょう。
あらかじめ、時間を確保しておくことで、実作業とのズレ（ギャップ）を防げますし、気が進まない業務に取り掛かるきっかけとしても機能します。

想定する作業時間については、多少余裕を持ったものにするとよいでしょう。
実際の仕事はスケジュール通りには進まず、突発的な対応や急な要件にて時間を消化してしまうものです。

そのような、不慮の事態にも対応できるように余裕のある時間取りと効率的なスケジュールの組み立てを可視化しながら、進めてみてください。

繰り返しになりますが、自分の業務をスムーズに進行させるためのスケジューリングですから、多少の予定外の業務などで、スケジュールが台無しにならないように、しっかりとした起案をすること、また、ゆとりのあるスケジューリングをしてください。

定期的な“タスク整理”の時間を確保する！

みなさんは、タスクについて、どのようなローカルルールをもって管理されていますか？

日々の業務に取り掛かる前に、自分のタスクを棚卸しする時間を設けると、そのひと手間が大きな自分へのまた組織への恩恵となって返ってきます。
はじめのうちは、習慣になっていないので面倒に感じたり、手間取ることもあるかもしれません。
しかし、一度習慣化してしまえば、実はこの作業は「前日との差分を確かめるだけ」の作業ですので、コーヒーブレイクの合間に、だれでも実行することができるようになります。

定期的な「タスク整理」を行うことにより、頭の中で、1日のタスクに対しての準備をすることができ、スムーズかつ効率的な業務フローが実現できるはずです。テキパキと仕事に取りかかれるようになりますので、周囲への好影響も当然うまれます。

なお、タスク整理はできれば始業前に確保することをおすすめします。
業務が始まった後でとか、その途中に挟んでしまうことで、通常の業務が入り、「電話やメールへの対応を優先」して中断される可能性がでてきます。
これでは、一日を俯瞰する“タスク管理”について、落ち着いて整理できなくなってしまいます。

実行済みのタスクも記録を残しておく！

中には、タスク管理に付箋紙を使用するケースもありますが、タスクが完了したあと、付箋を捨ててしまうのはおすすめいたしません。

なぜなら、せっかくのタスクの履歴を消してしまうことになります。
これでは、いつ何のタスクを処理したのかが履歴として残りません。これでは、自身のタスク管理に対しての“振り返り”ができないからです。

またほかにも、実行済みのタスクを可視化してくことで、単純に「これだけのタスクをこなしたんだ」という自分の作業への満足感も得られるでしょう。
付箋を使用する場合には、完了したタスクの付箋を張っておくスペースを、別に用意しておきましょう。

いますぐできることは、すぐにやる！

カレンダーに、タスクとして書き込む時間のうちにできてしまうような「マイクロタスク」については、その場ですぐに済ませてしまいましょう。
そうでないと、ひとつひとつは細かなタスクでも、数が増えると相応の業務量となり、心理的負荷も大きくなります。また、タスクの抜け漏れも発生しやすくなるからです。

また、すぐにやることを心がけるだけで、関係するメンバーや顧客から「仕事が速い人」という印象を与えられます。逆の立場になればわかりやすいと思いますが、単純に気持ちのいいものです。

中期の予定もスケジュール化する！

実はこの部分は多くの方が実行できていないことかと思います。
スケジュールを作るとき、1週間先の短期のスケジュールだけではなく、1～2ヶ月程度先まで予定もあらかじめ組むようにしましょう。

短い期間だけのスケジューリングを繰り返し組んでしまうと、中長期の大きな目標を見失ってしまい、目の前のタスクをこなすためだけの「作業予定表」になってしまいます。

営業目標や部門目標とも照らし合わせながら、中期的な視野で必要なタスクを想定して、記入をしていく。これにより、バランスの取れたスケジュール管理・タスク管理が可能になります。

スケジュール管理は、ビジネスパーソンにとっての「仕事の基本」ですが、とても重要なスキルです。
基本だからこそ疎かにせず、より効率的な管理方法がないか、常に改善を続けていくことで、みなさんのパフォーマンスも必ず高まるはずです。