顧客データを管理するなら知っておきたい！Excel テクニック 3選

情報自体は間違っていないけれど、形式がそろっていないデータ。このままでは活用しにくいので、Excel関数を使って統一させましょう。まずは、基本的なところから……。

半角を全角に、全角を半角に変換する－JIS関数、ASC関数
半角で入力したデータを全角に、あるいは全角で入力したデータを半角にしたいという場合に便利なのが、JIS関数とASC関数です。
JIS関数は、指定したセルに半角英数カナ文字が存在する場合に、全角に変換できる関数です。「=JIS(変換対象セル)」と入力します。

ASC関数は、これと逆の変換を行う関数です。「=ASC(変換対象セル)」と入力することで、全角英数カナ文字を半角に変換できます。

不要な空白を削除する－「検索と置換」機能またはSUBSTITUTE関数
氏名や住所の入力欄では、スペースのあるなしが統一されていないという問題も起こりがちです。次は、余分なスペースを削除する2つの方法を見てみましょう。

1つ目は、ホームタブの「検索と置換」を利用するという方法です。不要なスペースが入っているセルをクリックし、「検索と置換」の「置換」を選びます。次に「検索する文字列」にスペースを入れますが、このとき、置換後の文字列には何も入力しないでおきます。この状態で「すべて置換」をクリックすると、余分な空白が消えた状態になります。

2つ目は、SUBSTITUTE関数を利用するという方法です。SUBSTITUTE関数を使うと、文字列中の指定された文字列を他の文字列に置き換えることができます。書式は、SUBSTITUTE(文字列, 検索文字列, 置換文字列, [置換対象])です。
例えば、セル「A1」に全角スペースが含まれていたら、
=SUBSTITUTE(A1,”　”,””)
と入力することでスペースを削除できます。この場合、[置換対象]は省略可能です。

顧客の住所データを使おうとしたときに、都道府県名が1つのデータとして別の列に入力されていなかったり、郵便番号が入っていなかったりなどして、不便に感じることがあるでしょう。そんなときには、以下の方法で住所データを整えると、さまざまな目的に使いやすくなります。

住所から都道府県名を取り出す－LEFT関数
LEFT関数を利用すれば、住所から都道府県名を取り出すことができます。書式は、LEFT(文字列, [文字数])です。
例えば、「東京都文京区……」という住所が入ったセルから「東京都」の3文字を抜き出したい場合は、「=LEFT(住所の入っているセル,3)と入力します。

住所から郵便番号を表示させる－郵便番号変換ウィザード
住所録はあるものの、郵便番号が入っていない……そんなときには、Excelアドインの「郵便番号変換ウィザード」を使うと便利です。顧客リスト上の住所から、郵便番号を表示させることができます。
「Office郵便番号辞書」と「Excelアドイン郵便番号変換ウィザード」がインストールされていない場合は、まず下準備として、Microsoft社のダウンロードセンターからこれらをインストールします。

Microsoft ダウンロードセンター

＊インストールの手順については、上記サイトに含まれるダウンロードリンクのページより確認してください。インストールが完了したら、「アドイン」の「ウィザード」から「郵便番号変換」を選択します。あとはウィザードの指示どおりに進めれば、顧客リストの住所から郵便番号を表示させることができます。もし、うまく行かない……など何か問題があれば、サポートセンターに問い合わせるなどして、対応してみてください。Microsoft サポート

すでにCRMの顧客管理システムを使用している、あるいはこれから使用する場合でも、これまで見てきた方法などにより顧客情報をきちんと整理しておくことで、顧客管理システムにデータをインポートする際にも便利になります。データの整え方として重要なポイントとなるのは、以下のような点です。

• 情報整理しやすくするために、分けられる項目はできるだけ分けておく（名字と名前を分ける、住所のビル名などを分ける）
• 電話番号にハイフンを入れる・入れないなどルールを決めておく
• 取引先番号など、ユニークなキーをふっておく

そのほか、データの活用法などを念頭に入れ、必要なルールを追加していくとよいでしょう。

便利なExcelテクニックを使うと業務が格段にスピードアップします。
特に、住所データを整えると営業先の訪問計画も立てやすくなるでしょう。訪問先が多い場合は、CRMシステムを利用すると、営業活動をさらに効率化できます。CRMのデータ管理システムなら、長期にわたる営業活動のスケジュールのようなExcelリストだけでは管理しにくい情報も、統合的に管理することが可能になります。必要に応じてそういったシステムをうまく活用していくとよいでしょう。